E-mails e Reuniões roubam a cena da produtividade!

📩 Você recebeu um novo e-mail

📝 Reunião de alinhamento
Qua, 20/03/2024 11:00 – 12:00
✔️Sim   ❓Talvez    ❌ Não

Receber esse tipo de mensagem é quase como uma rotina na sua caixa de entrada, não é? A semana toda é tomada por reuniões, às vezes sem nem saber do que se trata. Mas relaxa! Este não é mais um "invite". Estamos aqui para te manter informado sobre tudo o que está acontecendo por aí no mundo corporativo. Afinal, concorda que algumas reuniões poderiam ser apenas um e-mail? 😉

Provavelmente, você já percebeu que uma grande parte do seu tempo é consumida em reuniões ou na resposta de e-mails diariamente. Mas já pensou em quantas horas isso representa? Segundo uma pesquisa da Microsoft, os profissionais chegam a dedicar até dois dias inteiros por semana em atividades como envio de e-mails e participação em reuniões.

O estudo revela que 25% dos usuários mais ativos nos aplicativos dessa gigante da internet dedicavam, em média, 8,8 horas por semana para ler e escrever e-mails. No caso das reuniões, esse tempo ultrapassa 7,5 horas.

💻 Assunto: e-mails e reuniões roubam a cena da produtividade

Segundo a pesquisa da Microsoft, o colaborador médio investe cerca de 57% do seu tempo utilizando softwares de escritório para comunicação. Esse dado ressalta ainda mais a abrangência das atividades de comunicação no cotidiano de trabalho, deixando pouco espaço para as responsabilidades reais relacionadas às tarefas específicas.

Ainda conforme o estudo, até mesmo os líderes entraram nesse barco e não conseguem evitar os impactos do volume de e-mails e reuniões: 64% dos entrevistados no mundo afirmaram não dispor de tempo e energia para focar nas missões principais.

Parece que a overdose de e-mails e reuniões está prejudicando a produtividade e dando uma balançada na animação e no sorriso da galera no escritório…

💸 Tempo é dinheiro?

Uma pesquisa nos Estados Unidos descobriu que cortar as reuniões excessivas pode ser uma mina de ouro! Eliminar encontros desnecessários poderia significar uma economia de cerca de US$ 2,5 milhões por ano para empresas com 100 funcionários e aproximadamente extraordinários US$ 100 milhões para aquelas com 5 mil colaboradores.

O estudo, comandado por Steven Rogelberg, professor de ciência organizacional e gestão na Universidade da Carolina do Norte, investigou como 632 funcionários em 20 áreas diferentes passavam o tempo em reuniões e como eles respondiam aos convites. Tudo isso foi feito em parceria com a Otter.ai Inc., especialista em software para gravar e transcrever reuniões.

💡Quantas pessoas são necessárias para trocar uma lâmpada? Vamos marcar uma reunião para descobrir!

Antes de bater o martelo para agendar uma reunião, dê uma pausa e pense: será que é realmente necessária? Se a resposta for sim, aqui vão algumas sugestões para tornar seus encontros em equipe mais eficientes.

1- Metas claras:

Defina objetivos transparentes para que todos estejam na mesma página durante a reunião.

2- Lista VIP:

Convide apenas quem realmente precisa estar lá, combinado?

3- Tempo é dinheiro:

Seja pontual para mostrar que valoriza o tempo de todos, inclusive o seu.

4- Sem enrolação:

Vá direto ao ponto, focando em soluções e ações práticas, especialmente se houver problemas a resolver.

5- Follow-up certeiro:

Após a reunião, resuma as decisões, tarefas e próximos passos para assegurar responsabilidade.

⚠️ Alerta Spoiler: este é um e-mail que pode fazer uma visita especial à caixa de entrada do seu amigo. Sinta-se à vontade para compartilhar!